SharePoint 2010 в простых картинках, книга для пользователей онлайн: Набор документов (Document Set) в SharePoint 2010

Сейчас мы покажем маленькое ИТишное чудо. Именно за этот функционал и стоит платить деньги при покупке SharePoint 2010. Т.к. именно его не хватало в предыдущих версиях. Что же такое набор документов?

Набор документов (Document Set) – набор или пакет документов. Лучшего определения не подобрать. Набор документов часто используется в реальной жизни: например, пакет документов для регистрации компании, нового сотрудника, поставщика; набор документов для открытия счета в банке. Что может набор документов SharePoint:

· Группировать несколько документов в библиотеке, наподобие усовершенствованной папки;

· Автоматически создавать пакет документов с любым количеством файлов или шаблонов файлов;

· Добавлять новые документы в созданный пакет документов;

· Обычные средства для работы с документами, как в библиотеке;

· Назначать права на весь пакет документов;

· Создавать уникальные страницы для каждого набора документов, если это необходимо;

· Хранить множество пакетов документов в одной библиотеке;

· Следить за версионностью всего пакета документов одновременно;

· Записать новую версию пакета документов в любое время, а не только при изменении файла;

· Набору документов автоматически присваивается уникальный штрих код и идентификатор;

· Назначать рабочие процессы (утверждение, согласование и любые другие) на весь пакет документов.

Вероятно, в вашей компании найдется множество вариантов, когда нужен набор документов. Например, карточка сотрудника: трудовой договор, анкета, грамоты, заслуги, отпуска, больничные…

Рассмотрим пример набора документов в компании BlueBalloon.

Задача. При добавлении нового поставщика воздушных шаров нужно автоматически подготовить пакет стандартных договоров и соглашений. Все документы должны быть с символикой компании. После подписания, все дальнейшие документы от поставщика нужно хранить в выделенном месте с ограниченным доступом для разных сотрудников.

Решить задачу помогут наборы документов. Для нового поставщика нам необходим вот такой набор различных документов:

Рис. 120 Набор документов для нового поставщика

Мы не будем описывать как создать шаблон набора документов с нуля. Лишь продемонстрируем, как просто можно загрузить файлы и шаблоны при настройке шаблона набора документов:

Рис. 121 Добавление шаблонов в набор документов

Как только шаблон набора документов настроен, можно работать с поставщиками и создавать наборы на основе этого шаблона в один клик (этому посвящена следующая задача).

Еще раз напомним, что все описанное в книге было создано просто кликая по настройкам портала. Никакого программирования не использовалось и никакие дополнительные, разработанные кем-то, компоненты на портал не устанавливались.

Описание задачи 1. Добавить новый набор документов в библиотеке.

Рис. 122 Добавление набора документов

Действия: Заходим в библиотеку Поставщики воздушных шаров. Нажимаем кнопку Создать документ как в обычной библиотеке. Значок набора документов выглядит как папки с файлами. Мы создали свой шаблон набора документов для поставщика шаров, поэтому рядом с иконкой на картинке вы видите название и описание этого набора документов. После нажатия на «Новый поставщик шаров» откроется окно создания:

Рис. 123 Новый набор документов

По желанию, в окне создания могут присутствовать любые другие поля, а не только имена и описания. Нажимаем Ок и новый набор документов будет создан.

Рис. 124 Страница набора документов

Набор документов является частью библиотеки. Как видите, мы в один клик создали целый набор документов. При этом у нас есть все необходимые файлы. Каждому файлу автоматически присвоен идентификатор, по которому его можно будет найти.

Название файла содержит имя набора документов, которое было добавлено автоматически. Возможность дописывать имя набора документа к файлу можно отключить в настройках шаблона набора документов.

После нажатия на ссылку «Просмотр всех свойств» (сразу под именем и описанием набора документов) откроется окно просмотра, в котором мы увидим все поля этого набора.

Рис. 125 Свойства набора документов

Набор документов, как и любой файл в наборе документов, имеет уникальный идентификатор и штрих код. Набор документов может содержать любые поля, а не только, перечисленные в примере.

Набор документов имеет уникальные инструменты для работы:

. . . продолжение следует

Продолжение главы “Набор документов (Document Set)” читаем в книге “SharePoint 2010 в простых картинках”, которую можно приобрести на Google play .